Elektronische Leistungsabrechnung

AseLa eRechnung

Der elektronische Rechnungsversand entspricht dem Papierversand, d.h. Rechnungen werden erstellt, verpackt und verschickt. Der einzige Unterschied liegt im Medium: statt Papier werden Daten auf elektronischem Weg versendet.

Mit AseLa wird es möglich, Rechnungen auf elektronischem Weg (d.h. per Email oder Web-Upload) den Kostenträgern (Versicherungen) zu übermitteln.

Damit eine übergreifende Vernetzung möglich wird, braucht es eine neutrale Plattform, über welche die diversen Branchenanwendungen miteinander kommunizieren können. AseLa in Verbindung mit MediData ermöglicht die Patientenrechnungen auf elektronischem Weg sicher und verschlüsselt an die Kranken- und Unfallversicherer zu übertragen.

→ Anmeldung eRechnung

 

Voraussetzungen

Für die elektronische Abrechnung mit AseLa gelten folgende Voraussetzungen:

  • ZSR Nummer (Verzeichnis der Leistungserbringer)

  • GLN Nummer (Global Location Number), ehemalige Bezeichnung: EAN (European Article Number)

  • QR-IBAN Die QR-IBAN für QR-Rechnungen ist die Ablösung für den alten "orangen" Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) und ist nicht zu verwechseln mit der Konto-IBAN. Die QR-IBAN erkennt man daran, dass die Position 5-9 das Finanzinstitut identifiziert und im Bereich 30000 ... 31999 liegen muss (CHxx 3000 0xxx xxxx xxxx x).

  • XML fähige Software wie z.B. VeruA (Rechnungsformat gemäss XML 4.4 oder höher)

  • eine Software (respektive Dienstleister) für den verschlüsselten Datenaustausch mit den Kostenträgern (zum Beispiel Ärztekasse, Swisscom Health, BillCare oder AseLa)

 

Rechnungsaufbau

Neben verbindungsrelevanten Informationen werden Dataenelemente analog einer herkömmlichen Papierrechnung benötigt:

  • Leistungserbringer

  • Rechnungssteller

  • Kostenträger

  • Klient

  • Verordnung (optional)

  • Pflegeleistungen und -material

Diese Daten werden von der Administrations-SW (zB VeruA) im XML Format bereitgestellt. Die Kommunikationsplattform AseLa übernimt das XML-Format und bereitet diese e-Rechnung so vor, dass sie elektronisch den Kostenträgern übermittelt werden kann.

→ transport

    from: Absender
    to: Empfänger
    via: Zwischensystem

→ invoice

    request_id: Request Identifikation (GLN_Rechnungsnummer)
    request_timestamp: Zeitstempel (Unix Timestamp)
    request_date: Rechnungsdatum

→ remark

    Zusammenfassung der Pflegeleistungen (optional)

→ esrQR

    participant_number: QR-IBAN
    reference_number: QR Referenznummer
    bank: Bankangaben

 

Übermittlung von Leistungsabrechnungen

Die Hauptschritte für den elektronischen Versand von Leistungsabrechnungen sind:

  1. VeruA für elektronische Leistungsabrechnung freischalten

  2. Klienten wie gehabt abrechnen

  3. Datei für elektronischen Versand exportieren

  4. Datei für die Kostenträger übermitteln

Normalerweise werden in AseLa die Rechnungen bewusst nur einmal täglich in der Nacht übermittelt, damit notfalls Rechnungen eventuell noch zurückgehalten (gelöscht) werden können. Einmal übermittelte Rechnungen können nicht mehr gelöscht werden (allenfals storniert, aber dies ist ein anderes Kapitel ...).

Elektronische Leistungsabrechnungen können mit allen Kostenträgern ausgetauscht werden, die in der Lage sind, XML-Rechnungen zu verarbeiten: so zum Beispiel alle Krankenkassen und zum Teil auch Kantone (Stichwort Restkostenfinanzierung Kanton BS). Patienten- und Gmeinderechnungen sind davon ausgenommen, da diese Empfänger nichts mit XML-Rechnungen anfangen können.

Bestätigungsemail: jede übermittelte und verarbeitete ZIP-Datei erzeugt eine Status Email. In diesem Email wird der Status jeder in der ZIP-Datei enthaltenen (XML-) Rechnung einzeln angezeigt (d.h. ob die Rechnung erfolgreich mit Rechnungsdaten ergänzt für den weiteren Versand bereitgestellt werden konnte).

Betreff "Status Email [OK]": die Information OK in der Betreffzeile besagt, dass alle Rechnungen problemlos verarbeitet werden konnten.

Betreff "Status Email [FAILED]": die Information FAILED in der Betreffzeile besagt, dass es Problem mit mindestens einer Rechnung gegeben hat und die betroffene Rechnung nicht übermittelt werden konnte. Alle anderen Rechnungen wurden übermittelt. Details werden im Email aufgeführt. 

 

Statusmeldung

Die übermittelten Leistungsabrechnungen werden sofort von AseLa überprüft und zur Weiterleitung an die Kostenträger bereitgestellt. Jede übermittelte und verarbeitete Datei erzeugt eine Status Email. In diesem Email wird der Status jeder in der Datei enthaltenen (XML-) Rechnung einzeln angezeigt (d.h. ob die Rechnung erfolgreich mit Rechnungsdaten ergänzt für den weiteren Versand bereitgestellt werden konnte)..

Betreff "Status Email [OK]": die Information OK in der Betreffzeile besagt, dass alle Rechnungen problemlos verarbeitet werden konnten.

Betreff "Status Email [FAILED]": die Information FAILED in der Betreffzeile besagt, dass es Problem mit mindestens einer Rechnung gegeben hat und die betroffene Rechnung nicht übermittelt werden konnte. Alle anderen Rechnungen wurden übermittelt. Details werden im Email aufgeführt. 

 

Rückweisung

Sobald die eRechnung mit AseLa zur weiteren Übermittlung bereitgestellt worden ist, wird der Status=OK gemeldet. zu einem späteren Zeitpunkt wird die eRechnung beim Kostenträger kontrolliert und zur Zahlung freigegeben. Wenn an der Rechnung etwas nicht korrekt ist (zB kein Bedarfsmeldeformular vorhanden, Klient nicht bekannt, Datum in der Zukunft, etc) - und nur dann - wird eine XML Rückmeldung vom Kostenträger ausgelöst (also nicht unmittelbar nach erhalt der eRechnung). Diese XML Rückmeldung wird von AseLa entgegengenommen und in ein lesbares Email umgewandelt.

Im Normalfall (Betreff = Leistungsabrechnung abgelehnt, Status = canceled) ist das Problem zu beheben und die eRechnung nochmals neu einzureichen.

 

 

Anmeldung eRechnung